Il Medioevo è un’età documentaria, non tanto per la quantità delle testimonianze scritte prodotte, quanto piuttosto in ragione dell’importanza che la società medievale attribuì alla produzione scritta. La scienza che ha per oggetto specifico di studio il documento è la diplomatica. Secondo la definizione di Alessandro Pratesi la diplomatica è la disciplina che studia la forma dei documenti e ne ricostruisce la tradizione, la struttura e la genesi per datarli, per giudicare la loro genuinità e per valutarne il testo in relazione alle rispettive formule; la diplomatica, cioè, studia il documento in se stesso, nelle sue forme più ancora che nel suo contenuto. Nel linguaggio comune la parola documento viene utilizzata in un’accezione molto vasta e designa, di fatto, tutto quanto offre testimonianza scritta di un fatto. Il documento in senso diplomatistico è invece, in base alla definizione datane da Cesare Paoli: Una testimonianza scritta di un fatto di natura giuridica, compilata coll’osservanza di certe determinate forme, le quali sono destinate a procurarle fede e a darle forza di prova. In altre parole, il documento oggetto di studio della diplomatica è un testo scritto che vale a comprovare il compimento di un’azione giuridica, ovvero l’esistenza di un fatto giuridico, confezionato con l’osservanza di regole atte a dargli capacità certificante, sia nelle procedure che conducono alla redazione, sia nelle forme esteriori, sia nelle caratteristiche intrinseche del dettato. Il termine diplomatica nell’accezione di scienza che ha per oggetto lo studio critico dei documenti è entrato nell’uso nel XVII secolo, in seguito alla pubblicazione della monumentale opera in sei libri De re diplomatica di Jean Mabillon; invero, la diplomatica nasce nel Seicento con il compito, annunciato da Daniel van Papenbroch nell'introduzione al II tomo degli Acta sanctorum Aprilis, di determinare «veri ac falsi discrimen in vetustis membranis», vale a dire come tecnica per distinguere il documento genuino dal falso. Negli ultimi due secoli – dietro la sollecitazione di un aggiornamento tematico e metodologico proveniente da più parti - l'oggetto di indagine della diplomatica si è notevolmente ampliato e l’arte fondata dal Mabillon si è andata configurando come storia della documentazione e delle procedure documentarie, comprendendo lo studio e l'analisi degli atti preparatori ed estendendo il proprio ambito di ricerca oltre i confini cronologici del medioevo.

Da un punto di vista diplomatistico, i documenti scritti dell’Occidente medievale possono essere distinti in pubblici, semipubblici e privati. Si definiscono pubblici i documenti espressione di una pubblica autorità sovrana (pontefici, re, imperatori) che si avvale per la loro redazione e spedizione di un ufficio particolare, detto cancelleria, i cui ufficiali agiscono osservando procedure determinate e utilizzando particolari forme atte a conferire ai documenti solennità e autenticità. Sono considerati semipubblici i documenti emanati da autorità minori laiche ed ecclesiastiche (come duchi, marchesi, conti, vescovi), che non disponendo di un proprio ufficio di cancelleria si rivolgono a professionisti della scrittura provenienti dalle fila del notariato, chiedendo loro di conferire al diploma alcune caratteristiche di solennità; il risultato è un ibrido, un compendio tra forme tipiche dei documenti pubblici e caratteristiche che rimandano alla documentazione privata. Secondo la definizione di Pratesi, il documento privato è redatto fuori dalla cancelleria ed è privo di caratteristiche di solennità; l’azione giuridica è frutto dell’incontro di volontà di privati e il documento che ne è la traccia scritta è vergato da professionisti della scrittura (notai o ragatari) in grado di conferire al documento validità sul piano giuridico.

I caratteri estrinseci da prendere in esame per un’analisi diplomatistica di respiro comparativo sono quelli che fanno riferimento alla fattura materiale del documento e alle sue forme esteriori, prescindendo dal contenuto.
Materia scrittoria: i documenti medievali occidentali sono scritti nella maggior parte dei casi su fogli singoli di pergamena; il papiro infatti, largamente utilizzato nell’antichità classica e nell’alto Medioevo, tra VII e VIII scolo fu soppiantato piuttosto rapidamente dalla pergamena in ragione del suo minor costo e della sua maggiore resistenza.
La pergamena è un supporto scrittorio di origine animale; generalmente si ricava da ovini e bovini, ma nel corso dei secoli, di fatto, è stata confezionata con quasi tutti gli animali. La pelle animale diventa pergamena in seguito a un processo di concia, procedura che si articola nelle seguenti fasi:
Scuoiatura: processo che consiste nella separazione della pelle dall’animale;
Essiccamento al sole;
Conservazione: il pellame, prima della lavorazione, viene trattato con sali al fine di evitarne la putrefazione;
Rinverdimento: operazione mediante la quale le pelli essiccate vengono reidratate tramite immersione in acqua fredda (meglio se acqua corrente).
Calcinazione: il pellame è immersione in un bagno di calce spenta; l'obiettivo è quello di ottenere il distacco dei peli mediante la sua azione di indebolimento dell’epidermide e il parziale rigonfiamento delle fibre di collagene. Il tempo in cui le pelli rimangono a bagno nella calce spenta dipende dallo spessore della pelle (variabile secondo il tipo di animale), nonché dal clima. In ogni caso la tempistica varia da un minimo di otto a un massimo di trenta giorni.
Depilazione: l'operazione consiste nell'asportare i peli e l’epidermide. Il procedimento si compie appoggiando la pelle su un cavalletto e raschiando entrambi i lati utilizzando un utensile a forma di mezzaluna.
Primo lavaggio: le pelli sono lasciate in acqua mediamente per tre o quattro giorni, ciò consente di eliminare la calce spenta e le altre impurità solubili in ambiente acquoso. Nonostante tutto, parte della calce spenta rimane all’interno del derma, costituendo una riserva alcalina che conferisce alla pelle maggiore opacità e biancore.
Montaggio su telaio: la pelle viene ancorata a un telaio e tenuta in tensione tramite una operazione detta imbrecciatura, che consiste nel collocare un sassolino (breccia) sotto la pelle e assicurarlo ad essa con uno spago sottile. A questo punto le estremità vengono fissate al telaio.
Scarnitura: l’ipoderma viene separato dal derma mediante coltelli molto affilati.
Secondo lavaggio: avviene con la pelle ancora montata su telaio.
Essiccamento: il materiale umido è sottoposto all’asciugatura e alla progressiva trazione mentre la pelle è ancora tensionata sul telaio.
Lisciatura: è questa l’ultima fase, che avviene durante l’essiccamento. Per conferire maggiore levigatezza e omogeneità alla superficie della pergamena, si utilizza una pietra pomice che viene passata su tutta la superficie della pelle. Nei documenti di area pugliese si parla di pelliparii in riferimento a professionisti che si occipavano sia della conciatura sia della vendita delle pergamene.

Scrittura: è compito della paleografia individuare il tipo di scrittura in cui è vergato il documento e determinare se esso è conforme all’epoca e all’ambiente di cui il documento è il frutto;
Segni speciali. Si distinguono ulteriormente in:
Segni del rogatario e dei sottoscrittori: tra questi si possono annoverare i segni di croce, anteposti dai testes alla propria manufirmatio o usati come invocatio simbolica. Si dice croce piana quella semplice, sia essa greca o latina; la croce con le braccia disposte a X è detta di S. Andrea o decussata; se alle estremità di ogni braccio c’è un breve trattino la croce si definisce potenziata; se le braccia terminano in un cerchietto o in una serie di semicerchi la croce è detta pomellata. I signa tabellionatus sono emblemi personali del rogatario che spesso consistono in figure zoomorfe, costruzioni geometriche etc.
Segni di cancelleria: tipici della cancelleria pontificia sono la Rota e il monogramma della formula “Benevalete”; nei documenti sovrani può trovarsi la firma dell’autorità o la firmatio monogrammatis, vale a dire uno svolazzo autografo apposto vicino al monogramma del nome del sovrano. Di gran rilievo sono i sigilli, vale a dire l’impronta positiva su una materia plastica (metallo fuso) di una matrice (tipario) in metallo o pietra incisa in negativo. I sigilli possono avere varie forma: rotondi, a losanga, ovali, a scudo etc; la legenda è costituita da una scritta recante il nome e il titolo del personaggio, o il suo motto. Possono essere ulteriormente classificati in pendenti (se uniti alla pergamena mediante legacci di canapa, lino etc.) e aderenti (quando sono attaccati direttamente alla materia scrittoria).

L’analisi dei caratteri intrinseci diplomatisticamente intesa non concerne il contenuto giuridico e e la materia storica del documento, bensì la sua strutturazione, l’articolazione interna del dettato. Da un punto di vista generale, tutti i documenti presentano tre parti: protocollo, testo ed escatocollo. Le ulteriori articolazioni interne differiscono a seconda che si tratti di un diploma pubblico o di un documento privato. In linea di massima, la strutturazione interna di un documento pubblico, confezionato da un ufficio di cancelleria è la seguente:
Protocollo: è la parte introduttiva del documento e comprende:
Invocatio: menzione della Divinità, nel cui nome deve compiersi ogni atto; può essere simbolica (segno di croce o monogramma detto chrismon) e verbale; si trova in tutti i documenti eccezion fatta per quelli pontifici (da Gregorio VII in avanti).
Intitulatio: enunciazione di nome, titoli e qualità dell’autore dell’azione giuridica, vale a dire della persona che ha emanato il documento.
Inscriptio: enunciazione di nome, titoli e qualità del destinatario dell’azione giuridica, vale a dire della persona che ha emanato il documento; nella cancelleria pontificia , dalla fine del XII secolo, è invalso l’uso di sotituire il nome del destinatario con i punti geminati (due punti in linea orizzontale).
Salutatio: formula di saluto, spesso accompagnata dalla formula di perpetuità (imperpetuum) e dall’apprecatio, formula augurale espressa con le parole Feliciter, Amen.
Testo: è il cuore del documento, la parte centrale. Può constare di:
Arenga: preambolo in cui vengono enunciate le motivazioni ideali che hanno condotto alla stesura del documento; è presente soprattutto in documenti di una certa solennità.
Notificatio: formula dichiarativa con la quale si afferma che tutti gli interessati devono essere a conoscenza del contenuto del documento (es. notum sit omnibus).
Narratio: enunciazione delle circostanze concrete che sono alle scaturigini dell’atto; può contenere il ricordo della petitio esercitata presso l’autorità sovrana. Dispositio: nucleo centrale del documento, in cui è la dichiarazione dell’atto giuridico compiuto o che si compie.
Sanctio (o minatio): formula che ha lo scopo di garantire l’osservanza di quanto è giuridicamente contenuto nel documento, o minacciando una pena (sanctio negativa) o con la promessa di una ricompensa (sanctio positiva).
Corroboratio: in questa formula sono esplicitate le formalità messe in atto per garantire autenticità al documento (es. apposizione del sigillo, citazione delle sottoscrizioni dei testes).
Escatocollo: è la parte terminale del documento e si articola in:
Sottoscrizioni.
Datatio chronica e topica, con l’indicazione di tempo e di luogo in cui è avvenuto o si è proceduti alla conscriptio dell’atto giuridico.